Développement des questions de suivi

L’élaboration et la mise en œuvre du plan de suivi nécessitent des ressources humaines et financières suffisantes, ainsi que des systèmes de gestion de l’information. Il est recommandé d’évaluer les ressources disponibles pour la coordination des activités, la collecte des données, la gestion de la qualité, l’analyse et la diffusion de l’information avant le début des activités de suivi. Cependant, compte tenu du manque habituel de ressources, il est généralement judicieux de tirer parti des ressources disponibles pour le suivi et l’évaluation (S&E), comme les guides d’indicateurs, le matériel et les outils de communication de S&E plutôt que d’en développer de nouveaux, pour mettre en œuvre le plan de suivi du projet.

L’une des étapes essentielles de l’élaboration d’un plan de suivi consiste à traduire les objectifs de la recherche en indicateurs pouvant être mesurés facilement et objectivement. Ces indicateurs doivent être définis avant le début de la mise en œuvre du projet et comprendre une combinaison d’indicateurs axés soit sur les processus soit sur les résultats. Ils doivent être basés sur la question de recherche et les objectifs du projet, et leur justification doit être fondée sur le modèle logique et les besoins d’information des décideurs. Les indicateurs doivent être pertinents, précis, réalisables, distinctifs et utiles, et conformes aux normes internationales ou nationales. La sélection d’indicateurs appropriés est itérative et participative et doit engager les parties prenantes concernées. Il est utile de développer une matrice d’indicateurs résumant les indicateurs du plan de suivi. Le Tableau 8 décrit les sources de données pour les indicateurs à divers niveaux du modèle logique.

Fixer des valeurs cibles est un élément essentiel de la planification du suivi et de l’évaluation. Afin de déterminer la variance (c.à.d. le pourcentage de valeurs cibles atteintes), il est nécessaire non seulement de mesurer l’indicateur, mais aussi de prédéterminer une valeur cible pour cet indicateur. Les valeurs cibles doivent être fixées en consultation avec toutes les parties prenantes afin que tous comprennent ce que le projet s’engage à réaliser. En fixant des valeurs cibles, on établit une mesure concrète pour juger si le projet progresse comme prévu ou s’il est nécessaire d’ajuster la mise en œuvre ou le calendrier. Les valeurs cibles doivent être réalistes, mais doivent aussi être suffisamment ambitieuses pour encourager le personnel et les parties prenantes à réfléchir aux accomplissements potentiels pendant le cycle de vie du projet. Les facteurs à prendre en considération lors de la définition des valeurs cibles comprennent : les niveaux de base ; les tendances passées ; les avis d’experts ; les résultats de recherche ; ce qui a été accompli ailleurs ; les attentes des clients ; la capacité et la logistique à disposition pour atteindre les objectifs. Les valeurs cibles fixées au moment du développement du protocole – qui peuvent avoir été basées sur des informations de données secondaires – peuvent être affinées après la collecte des valeurs de base. De plus, les valeurs cibles peuvent continuer à changer pendant la mise en œuvre, en raison d’influences externes échappant au contrôle des chercheurs. Dans tous les cas, toute modification des valeurs cibles doit être communiquée aux parties prenantes et toute modification apportée doit suivre les procédures et les autorisations appropriées.

Afin de prendre des décisions fondées sur des preuves, les décideurs ont besoin d’informations provenant de diverses sources. Malgré de nombreuses sources potentielles de données pour le suivi, celles-ci peuvent ne pas être suffisamment complètes ou appropriées pour informer un projet de RMO, en particulier compte tenu des considérations contextuelles. Les données peuvent également être collectées à différents niveaux du système de santé, en fonction des objectifs spécifiques du projet. Les sources de données existantes et les outils de collecte de données peuvent inclure : statistiques de service, dossiers administratifs ou programmatiques, systèmes d’information géographique, évaluations des installations, entretiens qualitatifs, observations et questionnaires / enquêtes.

De manière générale, le suivi de la mise en œuvre doit être relativement rapide et simple, avec une collecte de données plus importante et plus coûteuse réservée à la mesure des résultats ou de l’impact. La valeur des données qualitatives ne doit pas non plus être négligée. En considérant la perception et les expériences des principaux intervenants du projet (par exemple, participants et parties prenantes), les réussites, enseignements fondamentaux et expériences des parties prenantes ou des photographies peuvent compléter utilement les faits et les chiffres, combler des lacunes et fournir des renseignements et des connaissances complémentaires aux statistiques. En règle générale, le suivi du processus peut nécessiter l’utilisation de sources de données différentes de celles qui sont souvent utilisées pour suivre les résultats du projet (voir le Tableau 8).

La fréquence de collecte des données doit être suffisante pour appuyer les décisions de gestion, mais pas trop fréquentes pour éviter de surcharger les membres de l’équipe. En outre, les mêmes sources de données doivent être utilisées pour mesurer les indicateurs tout au long du cycle de suivi.

Des exemples de collecte de données pour le suivi de projet comprennent :

• Examen de données de routine recueillies régulièrement, avec par exemple le système d’information sanitaire (SIS) (par exemple, nombre de traitements contre le paludisme chez les enfants de moins de 5 ans).
• Nouvelles données collectées pour suivre la mise en œuvre du projet (par exemple, entretiens avec des agents de santé engagés dans un projet de conseil aux mères d’enfants de moins de 5 ans).
• Examen des données collectées spécifiquement pour le projet de RMO (par exemple, discussions de groupe avec des guérisseurs traditionnels sur le traitement du paludisme et avec des personnes référées au centre de santé pour les enfants de moins de 5 ans).

Un système de suivi doit être capable de relier la collecte de données, son analyse et son utilisation. Il doit également stocker, gérer et accéder de manière systématique et fiable aux données de suivi et d’évaluation. Ainsi, le plan de suivi doit comporter une composante d’analyse de données détaillée indiquant comment les résultats seront analysés et présentés. Cette procédure nécessite un examen critique des ressources pour l’analyse et le stockage des données. Pour une prise de décision efficace, la gestion des données doit être opportune, sécurisée et dans un format pratique et facile à utiliser.