Planification du projet

Pour établir la portée du projet il convient d’étudier le but du projet, les objectifs, la zone d’étude, le niveau du système de santé, la population cible et la taille de l’échantillon, les tâches et les produits livrables. À ce stade, vous devez avoir le protocole du projet de recherche, une équipe de recherche et des parties prenantes établies ainsi que les ressources nécessaires, y compris le budget requis.

La durée du projet doit refléter de façon réaliste le temps nécessaire pour réaliser chaque phase du plan de projet. Assurez-vous que le plan tienne compte du temps requis pour le recrutement du personnel et pour la logistique. Les échéanciers du projet doivent présenter :

• une description des tâches à effectuer ;
• le calendrier et les échéances pour les tâches ;
• les personnes affectées aux tâches ;
• le nombre de jours-personnes requis pour effectuer chaque tâche.

La durée d’un projet a d’importantes conséquences en termes de respect des délais pour les produits livrables et le rapport final et, par conséquent, la planification du projet doit suivre des normes de gestion de projet rigoureuses. Il existe des logiciels commerciaux disponibles, tels que Microsoft Project, pour aider à préparer et suivre la mise en œuvre d’un plan de travail.

Les plans de travail et les échéanciers sont présentés au mieux avec un graphique, une table ou une feuille de calcul. Si cela est fait correctement, l’échéancier aidera à démontrer visuellement la faisabilité du projet. Idéalement, le plan de travail doit inclure des détails clairs, identifier les tâches spécifiques et indiquer les responsabilités et la période où l’activité aura lieu. Les Figures 1 et 2 montrent certains des formats qu’on peut adopter pour les échéanciers de projets. Choisissez le style le plus approprié pour votre projet.

Un projet de recherche réussi nécessite des ressources humaines, logistiques, techniques et financières adéquates et bien gérées. Toutes les ressources doivent être mobilisées avant l’exécution du projet. Les sources de financement potentielles telles que les agences multilatérales, les bailleurs de fonds bilatéraux, les fondations privées et les trusts, ainsi que les sources locales, sont discutées dans le module « développer une proposition de RMO ».

Il est conseillé de procéder à une évaluation détaillée de toutes les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Les ressources humaines doivent être suffisantes à la fois en termes de quantité et d’expérience / capacités. Pour chaque activité, les besoins en équipement et matériel doivent être établies. De même, les besoins financiers pour chaque élément – ainsi que le coût total pour entreprendre chaque activité dans le cadre du plan de projet – doivent être recensés et budgétisés en détail. En outre, il faut élaborer des plans de gestion pour les ressources humaines, la logistique et le budget. Les capacités techniques des membres de l’équipe doivent correspondre le plus possible aux tâches et besoins identifiés. En cas de disparité, des efforts visant à renforcer les capacités doivent être intégrés dans le plan du projet.

L’assurance qualité fait partie intégrante de toutes les activités de recherche et il est essentiel d’intégrer la gestion de la qualité dans le protocole et la planification. La gestion de la qualité est la responsabilité de toute personne engagée dans le projet et elle est essentielle pour assurer que le projet respecte ou surpasse les normes scientifiques, éthiques et réglementaires applicables. Le plan de gestion de la qualité doit indiquer clairement comment votre équipe de recherche prendra des mesures cohérentes et continues pour surveiller et évaluer la qualité et la rigueur de la recherche. Il doit indiquer comment vous évaluerez la qualité à différentes étapes. Par exemple, si le projet dure plus d’un an, vous pouvez stipuler que vous avez l’intention d’avoir des évaluations et des rapports annuels de suivi de la qualité. Afin de faciliter les ajustements et les corrections rapides, les procédures de qualité standard doivent être communiquées à toutes les parties prenantes. La gestion de la qualité doit également exprimer une préoccupation constante et cohérente pour les participants au projet de recherche, en abordant la façon dont vous allez protéger leur vie privée et leur sécurité. La Figure 3 fournit un exemple visuel de la manière dont des activités de gestion de la qualité continues et cohérentes peuvent être assurées.

Certaines des activités essentielles que vous pouvez intégrer dans votre projet de RMO pour améliorer sa qualité incluent :

• examen et approbation du protocole ;
• procédures opérationnelles standard (POS) ;
• validation des outils de recherche ;
• formation de l’équipe du projet ;
• contrôle et suivi de la qualité ;
• évaluation des services fournis ;
• évaluation de la performance des prestataires de services ;
• examen des rapports.

Les stratégies de suivi et d’évaluation qui peuvent aider à améliorer la qualité de votre projet de recherche incluent (voir aussi le Tableau 3) :

• Un registre d’information pour garder une trace des commentaires des parties prenantes, des actualités publiées et des articles écrits sur le projet, ainsi que le nombre de fois que cette recherche est citée dans la littérature scientifique.
• Documentation détaillée : un grand nombre des observations faites lors du suivi en continu des activités sont contextuelles et essentielles à l’interprétation des résultats.
• Une enquête peut être menée auprès des membres du public cible afin de générer des commentaires de rétro-information (feedback). Par exemple, des questionnaires peuvent être distribués en utilisant des moyens appropriés et économiques.
• Une série d’entretiens avec des informateurs clés à divers niveaux du système de santé peut permettre de déterminer si et comment la recherche a été utilisée.

Les risques comprennent à la fois les menaces pesant sur les objectifs du projet et les possibilités d’améliorer ces objectifs. La gestion des risques est un processus systématique d’anticipation, d’identification, d’analyse et de réponse aux risques et menaces concernant le projet, et doit être considérée tout au long du projet. Un plan de gestion des risques décrit le processus d’identification des risques, d’analyse, de planification de réponse, ainsi que la façon dont le suivi et le contrôle seront structurés et réalisés pendant le projet.

Les risques doivent être hiérarchisés en fonction du niveau d’impact potentiel sur le projet. Les outils et les techniques d’identification des risques comprennent examen de documents, techniques de collecte d’informations telles que le brainstorming, entretiens, et analyses des forces, faiblesses, opportunités et menaces (SWOT), etc¹.

Voici quelques exemples de risques dans un projet de recherche :

• Mauvaise qualité des données.
• Manque d’allocation de ressources.
• Coupes budgétaires inattendues.
• Perte de certains membres de l’équipe de recherche avant achèvement des tâches.
• Aucune contribution des parties prenantes.
• Mauvaise communication au sein de l’équipe.
• Appareils essentiels tombant en panne.
• Formation inadéquate de l’équipe de recherche.

Le Tableau 4 présente certaines des approches qui peuvent être adoptées pour atténuer les risques dans un projet de recherche.

Le suivi de projet est important non seulement pour identifier les défis posés par la mise en œuvre, mais également pour prendre en compte des lacunes identifiées lors de l’exécution et apporter des modifications au plan du projet en conséquence. Prendre le temps de suivre les progrès du projet permet aux chercheurs et aux autres parties prenantes de comparer de manière systématique et réfléchie les progrès réalisés avec les étapes convenues, et de procéder aux ajustements nécessaires. Le plan de suivi décrit comment les activités du projet doivent être suivies et relie les informations stratégiques provenant de divers systèmes de collecte de données aux décisions de routine sur la façon d’améliorer le projet. Le plan de suivi contribue également à la normalisation et à la coordination, en rendant les procédures plus transparentes et en aidant à maintenir la mise en œuvre sur la bonne voie.

Bien que les activités de suivi et d’évaluation S&E soient des composantes importantes de la RMO, il faut savoir que S&E et RMO ne sont pas équivalents². Bien que la plupart des plans de S&E fournissent un guide pour suivre un projet en entier, le plan de suivi dans ce contexte vise à suivre seulement les processus impliqués dans la mise en œuvre de la recherche et non pas les résultats de santé. Parce qu’un projet de RMO fait souvent partie d’un programme de santé qui normalement a son propre un système de S&E, les chercheurs doivent s’efforcer d’élaborer un plan de suivi spécialement conçu pour mesurer les résultats immédiats de la mise en œuvre du projet. Le processus d’élaboration d’un plan de suivi est décrit en détail dans la section suivante.

L’objectif direct de communication et de plaidoyer axés sur le projet est d’assurer que les bonnes informations soient communiquées au bon public, et ce, pour une raison claire et de façon opportune. Les objectifs généraux sont de promouvoir l’appropriation et l’engagement dans la recherche des principales parties prenantes et, en fin de compte, de promouvoir et de faciliter l’adoption des résultats de la recherche dans les politiques et les programmes associées.

Avant de développer un plan de communication et de plaidoyer, vous devez avoir des objectifs clairs pour le projet ainsi qu’une compréhension claire des besoins d’information des différentes parties prenantes. Le plan de communication présente les objectifs de communication, les outils, le calendrier et les publics. Les membres du public cible principal sont les bénéficiaires directs de l’information, tandis que les membres du public cible secondaire sont ceux qui influencent directement le public cible principal. Pour faciliter l’adoption de vos résultats de recherche, votre plan doit indiquer comment vous avez l’intention d’informer toutes les parties prenantes de vos résultats de recherche à des étapes spécifiques de la recherche. Le processus d’élaboration d’un plan de communication est décrit plus en détail dans le module « communication et plaidoyer » de cette boîte à outils.

Le Tableau 5 présente les grandes lignes d’un plan de communication et de plaidoyer pour un projet offrant la circoncision comme stratégie de prévention du VIH et le Tableau 6 montre un exemple de public cible secondaire pour le même projet.

Le plan d’évaluation montre comment les objectifs de la recherche seront atteints. Il indique également comment vous comptez suivre de près les changements dans le plan du projet et les problèmes rencontrés et résolus (ou non), afin que vous puissiez informer les parties prenantes et inclure cette information dans tous les rapports préliminaires et intermédiaires. Un plan d’évaluation a également les objectifs suivants : (i) identifier qui utilisera les résultats de l’évaluation ; (ii) décrire les informations nécessaires, sources et méthodes / outils d’évaluation utilisés ; (iii) examiner comment les objectifs du projet seront atteints ; (iv) suivre l’impact attendu de l’intervention ; et (v) démontrer que la portée de l’évaluation est appropriée.

Les équipes de recherche engagent souvent des consultants pour mener des évaluations de projets et les coûts associés représentent environ 10% du budget total. Dans votre plan, indiquez si l’évaluation sera effectuée par un membre de l’équipe interne ou un consultant externe. De plus, le plan d’évaluation doit se préoccuper de ce qui se passera après la fin de la période de financement. Par exemple, comment les initiatives lancées dans le cadre du projet seront-elles soutenues dans la durée ? Comment d’autres agences de coopération aideront- elles à poursuivre le projet après la fin de la période de financement ?