La clé d’un projet de recherche de mise en œuvre (RMO) réussi est une bonne planification.

Un plan de projet doit être : rationnel, objectif, justifié, coordonné, orienté vers le travail d’équipe et répondre aux attentes des parties prenantes. En outre, il faut avoir une allocation de ressources adéquate. Le processus de planification exige un travail d’équipe, des objectifs clairs, des produits livrables et des échéanciers précis, en plus de plans de financement pour : les ressources humaines, les coûts et budgets, le suivi et l’évaluation, la communication, la gestion de la qualité et des risques, comme résumé dans le Tableau 1. Le plan de projet doit être aussi explicite que possible avec suffisamment d’informations décrivant les processus et les procédures, y compris les rôles et les responsabilités des parties prenantes respectives. Avant la mise en œuvre d’un plan du projet, un consensus sur ses principales composantes doit être atteint avec toutes les parties prenantes, y compris les bailleurs de fond.

Le succès de l’exécution du projet repose en grande partie sur le plan du projet, une équipe compétente et coordonnée et des ressources bien gérées. La composition de l’équipe de recherche et les détails de la budgétisation sont abordés dans les modules « développer une proposition de RMO » et « intégrer la RMO dans le système de santé ».

Il est également essentiel que le chargé de projet, pendant qu’il exécute le projet de recherche, soutienne et surveille l’exécution des autres composantes du plan de projet (ressources humaines, budget, communications et plan de gestion des risques) en interagissant avec l’équipe du projet et les parties prenantes.

Ce module fournit des informations sur les activités qui concernent l’élaboration d’un plan de projet et les mesures à prendre une fois que le financement / ressources pour le protocole de RMO sont assurés. Il couvre les concepts de : (i) la planification du projet ; (ii) l’élaboration d’un plan de suivi pour le projet de recherche ; (iii) l’exécution du projet ; (iv) les questions éthiques dans un projet de RMO ; et (v) les bonnes pratiques en RMO.

Un plan de projet efficace a cinq caractéristiques principales, comme suit :

• il décrit un processus de projet avec un début et une fin clairement définis, un calendrier bien défini d’activités et de jalons, et précise l’approche qui sera adoptée étape par étape.
• il alloue des ressources spécifiques à des activités distinctes.
• il définit les résultats finaux avec des objectifs de mise en œuvre spécifiques (par exemple en termes de temps, de coût, de performance ou de qualité).
• il démontre une approche planifiée et organisée de la mise en œuvre du projet, et utilise l’information générée par le suivi en continu pour effectuer des adaptations de planification.
• Idéalement le développement implique et engage une équipe de personnes ayant des horizons variés.

Un plan de projet pour la RMO est comme tout autre plan : un document officiel et approuvé utilisé pour guider à la fois l’exécution et le contrôle du projet. Ses principales utilisations sont de documenter la planification, les hypothèses et les décisions, de faciliter la communication entre les parties prenantes du projet et d’enregistrer la portée, les coûts et le calendrier qui sont approuvés. Il décrit le problème de recherche abordé, les activités et les produits livrables associés, les personnes impliquées et leurs rôles et responsabilités spécifiques, les échéanciers du projet, les indicateurs et les jalons. Un plan de projet efficace fournit une vision très claire qui porte sur ce qui doit être fait et pourquoi, sur les normes qui doivent être atteintes, sur qui fait quoi, combien cela coûte et comment ces coûts sont couverts.

Une planification adaptée facilite le renforcement continu de l’objectif du projet et assure un consensus autour d’une stratégie et d’un plan de développement de projet. Cela permet également d’assurer l’appropriation du projet par toutes les parties prenantes, qui peuvent alors comprendre qui fait quoi, et quand et comment chaque action a un impact sur le projet dans son ensemble. Une bonne planification améliore le travail d’équipe et la transparence, facilite le suivi du projet et l’identification des problèmes, et fournit à l’administration et aux bailleurs de fonds des informations essentielles pour examiner les progrès du projet.

Le plan de projet établit la portée du projet ainsi que les échéanciers et le budget appropriés pour l’exécuter. Il aide les parties prenantes à anticiper ou à identifier les obstacles et contraintes potentiels pour respecter le calendrier, la mise en œuvre et l’achèvement du projet. Un plan de projet facilite également la communication entre les parties prenantes, et coordonne les procédures, le travail d’équipe et la collaboration.

Les plans de projet sont généralement présentés en quatre phases principales : conception, planification, mise en œuvre et suivi (voir Tableau 2).

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