Exécution du projet

Lorsque les plans de travail du projet sont terminés, acceptés par toutes les parties concernées et approuvés par les groupes de gestion impliqués et les comités d’éthique, l’exécution du projet de recherche peut commencer. Il est recommandé que toute l’équipe de recherche (incluant les parties prenantes, les partenaires et les intervenants de première ligne) participe au lancement du projet. Leur participation renforce l’appropriation et favorise la responsabilisation. Lors du lancement, les membres de l’équipe peuvent, une fois de plus, revoir le but, les objectifs, les indicateurs et les plans de travail du projet. Ils peuvent également aborder les problèmes potentiellement litigieux restants et mettre en place des mécanismes de communication et de résolution de conflits, pour aider à renforcer le travail d’équipe pendant la phase d’exécution. Le chargé de projet doit s’assurer que les travaux commencent en temps voulu et que les standards de performance convenus soient respectés dans les limites budgétaires approuvées. Les détails relatifs à l’élaboration d’un budget sont abordés dans le module « développer une proposition de RMO ».

Dès que le démarrage du projet de recherche, il faut commencer à utiliser le plan de suivi. Parce que les mesures de suivi progressent et peuvent créer un écart par rapport au plan du projet à tout moment, il est impératif que les indicateurs de base soient établis avant le début du projet. Ceux-ci sont utilisés comme points de référence pour évaluer les progrès vers le but et les objectifs, et aussi pour mesurer le niveau et la direction de tout changement. Les activités de suivi comprennent la collecte de données, l’analyse, l’interprétation, la diffusion et l’utilisation des données pour la prise de décision (Figure 9). De plus, le projet de recherche doit faire l’objet d’un suivi en ce qui concerne le respect des échéances, des budgets et de la qualité (Figure 10).

Le processus de suivi se déroule en trois étapes, à savoir : i) vérifier et mesurer les progrès ; ii) analyser la situation ; et iii) réagir aux nouveaux événements, opportunités et problèmes. Ceux-ci sont décrits en détail ci-dessous. Cliquez sur chacune des rubriques pour voir les détails.

Idéalement, le suivi se concentre sur les trois principales caractéristiques de tout projet : qualité, temps et coût. Le chargé de projet coordonne l’équipe du projet et doit toujours être au courant de l’état du projet. Lors du contrôle et de la mesure des progrès, le chargé de projet doit communiquer avec tous les membres de l’équipe pour évaluer si les activités prévues sont mises en œuvre à temps et dans le respect des normes de qualité et du budget convenus. L’atteinte des jalons est mesurée et reflète les progrès du projet.

La deuxième étape du suivi consiste à analyser la situation. L’état d’avancement du projet par rapport au plan initial – ainsi que les causes et les impacts des écarts potentiels ou observés – sont identifiés et analysés. Des actions sont identifiées pour traiter les causes et les impacts.

Ci-dessous sont des exemples de questions qui peuvent aider votre équipe de recherche à analyser les progrès de votre projet de recherche.

• Les activités du projet progressent-elles comme prévu ?
• Les questions de suivi sont-elles suffisamment abordées ?
• Y a-t-il des facteurs externes (politiques, environnementaux) qui affectent le processus d’exécution ?
• Y a-t-il encore assez de ressources disponibles, y compris en terme de personnel, pour mettre en œuvre les activités de suivi ?
• Les résultats du suivi sont-ils diffusés et utilisés par les parties prenantes pour les prises de décision et l’amélioration du projet ?

Il est important d’anticiper et de réagir rapidement aux nouvelles situations, événements, opportunités et problèmes, et d’identifier les actions possibles à entreprendre. S’il y a lieu, diverses options sont examinées et discutées au sein de l’équipe de projet et une décision est prise concernant les mesures les plus appropriées à prendre.

Le plan de suivi doit être considéré comme un document dynamique qui reflète continuellement la réalité de ce qui est connu et compris. Chaque fois qu’un écart par rapport au plan original est identifié – que cela nécessite ou non d’autres mesures – le plan doit être révisé et les changements doivent être documentés en conséquence. Le plan révisé doit refléter la nouvelle situation et démontrer également l’impact potentiel de cet écart sur l’ensemble du projet de recherche.

Pour une exécution efficace, une bonne communication est essentielle entre l’équipe de recherche, les bailleurs de fonds et toutes les parties prenantes. L’adaptation continue du plan facilite également la gestion des finances du projet. Toute l’équipe du projet et les autres parties prenantes essentielles doivent être impliquées dans la mise à jour du plan de projet et la révision du plan de travail (y compris les coûts) ; les prises de décision doivent être méticuleusement documentées. Le plan révisé doit être distribué à toutes les parties prenantes, y compris aux comités d’éthique ou conseils d’examen institutionnels, en soulignant les changements et leur impact potentiel sur le projet. L’équipe de recherche doit obtenir l’approbation des modifications du plan de projet de toutes les parties concernées.

La décision sur le type d’évaluation à effectuer dépend du type, des objectifs et du calendrier du projet. L’évaluation peut être de nature formative ou sommative :

• L’évaluation formative vise à améliorer les performances et est principalement réalisée pendant les phases de conception et / ou d’exécution des projets.
• L’évaluation sommative est effectuée à la fin d’une intervention afin de déterminer dans quelle mesure les résultats escomptés ont été obtenus.

Les évaluations formatives sont très importantes dans les projets de RMO et doivent être menées au moins une fois au cours d’un projet. Les processus d’évaluation doivent être déterminés pendant la phase de planification du projet et environ 10% du budget du projet y sont alloués en conséquence. L’évaluation peut être réalisée en interne par l’équipe de projet ou de manière indépendante par des évaluateurs externes. Une fois le projet achevé, il doit être formellement clos, y compris les rapports techniques et financiers finaux, rédigés et soumis aux parties prenantes et aux bailleurs de fond (le cas échéant). Le rapport technique final doit être distribué aux membres de l’équipe de recherche et à tous les autres intervenants.