Plan de suivi du projet

La RMO a lieu dans des environnements complexes. Par conséquent, l’exécution du projet ne se déroule pas toujours comme prévu. Cela rend le développement d’un plan de suivi d’autant plus important pour les projets de RMO. Comme pour l’élaboration du plan de projet global, l’élaboration d’un plan de suivi doit être aussi itérative et participative que possible. Elle doit prendre en considération les besoins d’information de toutes les parties prenantes. Vous devez être conscient des objectifs du projet et des hypothèses qui sous-tendent son succès ou son échec.

Le plan de suivi doit être élaboré de manière transparente afin que tous les membres de l’équipe et les parties prenantes soient au courant du plan et comprennent aussi leurs rôles et responsabilités respectifs. Un plan de suivi efficace doit prévenir toute erreur potentielle dans la pratique et se conformer à plusieurs normes associées :

Utilité : il doit être utile et servir les besoins d’information pratiques et stratégiques des utilisateurs concernés pour entrer en action ; cela peut aller de l’évaluation de la performance du projet à l’allocation des ressources, etc.
Faisabilité : il doit être réaliste et pratique. Compte tenu du manque habituel de ressources, le plan doit utiliser au mieux les systèmes de collecte de données existants. Cependant, si de nouveaux systèmes de collecte de données sont mis en place, les ressources (coût et capacité technique) doivent être soigneusement prises en compte.
Éthique : le suivi implique la collecte de données, le stockage, l’analyse et la communication d’informations sur les participants. L’ensemble du processus doit donc respecter les principes éthiques en ce qui concerne les personnes engagées ou affectées par les activités de suivi.
Exactitude : Les données doivent mesurer ce qui est prévu et le plan de suivi doit fournir des informations techniquement correctes et utiles pour la prise de décision et l’amélioration des projets.

Les composantes essentielles sur lesquelles le plan de suivi doit être construit sont :

Portée du suivi : spécifier les objectifs du projet et développer le cadre conceptuel qui intègre apports, activités, produits et résultats.
Approche méthodologique : décrire la méthodologie, les indicateurs, les sources de données et le plan d’analyse.
Plan de mise en œuvre : décrire les rôles et responsabilités et les échéances pour les activités de suivi.
Plan de diffusion et utilisation des résultats : description de la stratégie de diffusion, y compris une rétro-information aux parties prenantes concernées.

Un ensemble de questions clés utiles peut aider à guider un suivi efficace :

Quelles informations sont nécessaires et quelles en sont les sources ?
Qui doit être engagé dans le suivi ?
Quand le suivi doit-il être effectué ?
Quelle est la stratégie de communication et l’utilisation de données ?

Étapes clés de l’élaboration d’un plan de suivi de projet

Avant de développer un plan de suivi, vous devez définir le but et les objectifs globaux du projet, le contexte dans lequel le projet opère et les principales parties prenantes. Des ressources et une capacité technique suffisantes pour mener les activités de suivi proposées et des échéances réalistes doivent également être établies. Puisque les activités de suivi impliquent la collecte de données sur des êtres humains, les principes éthiques doivent être observés tout au long du processus et doivent faire partie intégrante du protocole original. La Figure 4 résume les 13 étapes clés à prendre en compte lors de l’élaboration d’un plan de suivi. Cependant, notez que ces étapes ne sont pas nécessairement indépendantes les unes des autres et qu’elles peuvent se chevaucher substantiellement.

Réviser les objectifs et la portée du projet

L’examen des objectifs du projet et la manière dont leur succès peut être défini aide à la création d’une feuille de route pour le suivi des activités. Le plan de suivi doit prendre en compte les activités essentielles, le(s) public(s) cible(s), les principales activités de suivi et des échéances réalistes. La portée du projet se réfère à : i) la couverture ou zone géographique ; ii) le niveau du système de santé dans lequel le projet est mis en œuvre (par exemple, établissement de santé, communauté) ; iii) la population cible ; et iv) les parties prenantes. Le tableau 7 illustre les objectifs et la portée d’un projet de recherche visant à améliorer la couverture vaccinale contre la poliomyélite dans un district du Nigéria, en mobilisant les autorités du gouvernement fédéral et local dans le cadre d’une campagne de mobilisation populaire intitulée « Majigi », avec un film présenté dans les collectivités locales en bord de route à l’aide de fourgonnettes mobiles³.